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高校办公室工作精细化管理内涵、特征及价值

来源:政工论文网   
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上世纪50年代,精细化管理思想发轫于日本企业,是一种企业管理理念,而后被其他领域所借鉴和移植。它是社会分工精细化和质量服务精细化对现
上世纪50年代,精细化管理思想发轫于日本企业,是一种企业管理理念,而后被其他领域所借鉴和移植。它是社会分工精细化和质量服务精细化对现代管理的必然要求,建立在基础管理之上。上世纪90年代该思想被世界各国所接受并全面推广应用,取得显著成效。入世以来,精细化管理思想深刻地影响着我国各个领域,高校便是其中之一。本文将从高效办公室视角出发,对其进行内涵的厘定、特征的分析和意义的探索。

一、高校办公室精细化管理的内涵

精细化管理是一种理念而非一种方法;是一种追求而非一种标准;是一个过程而非既定目标。精细化管理“精”在高标准、高质量,精益求精、追求完美,“细”在细节、细致,工作细化、管理细化[2]。精细化管理是一个由粗放到精细的长期进化过程,是一个不断追求完美的过程,是一项系统性的工程。高校办公室是学校的中枢神经,其所具有的事务性、参谋性、突发性等内在特点,需要其持续不断地改进管理方法,提升管理效能以实现协调内外事务、服务科学决策、督导工作落地,促使学校工作有序开展。准确把握精细化管理内涵,是促使高校办公室管理工作有效开展的前提。

(一)精细化管理是一种理念而非模式方法

精细化管理作为一种管理思想,培养人们用心做事、注重细节的品质,倡导认真的态度和科学的精神。高校办公室精细化管理基于基础管理之上,要求办公室人员恪尽职守,认真地将每一项工作事无巨细地落实到位,确保工作的精确度,形成良好的职业习惯和职业态度。因此精细化管理并非一种模式或者方法,而是在理念上提出更高的要求。

(二)精细化管理是一种追求而非具体标准

精细化管理要求精益求精、追求完美,破除常规和经验桎梏,对原有工作流程实施优化再造,不断完善组织系统、明确岗位职责,将工作进行切块划分、责任到人,再将单元式的工作通过系统整合,形成完备工作链。高校办公室工作量大、事情繁杂,既包括内外协调、公文起草、政策研究、督察督办等日常工作,又包括大量突发性事件,因此在管理上不能有丝毫懈怠和马虎,需要业务人员不断追求完美、精益求精。

(三)精细化管理是一个过程而非既定目标

精细化管理是一个渐进式的过程,由粗放到精细,由低层次到高层次,身处其中的每个人的意识都是由不自觉到自觉,行为从不习惯到习惯的一个过程,循序渐进,在此过程中并不能也不可能一蹴而就达到某个既定目标。高校办公室精细化管理是在基础管理前提下,从管理理念、管理制度、员工素质等各项工作逐步建立起来,是一个持续改进、不断完善提高的过程。

二、高校办公室精细化管理的特征

精细化管理是以避免浪费为着眼点,提高效能,消灭无用损耗,寻找持续改进的机会。高校办公室精细化管理可以理解为以避免浪费人力成本为着眼点,精湛、准确、细致、严谨开展办公室各项工作,消灭无用功,寻找持续提高工作效能、提升服务中心工作水平的机会。通过这样类比扩展理解,笔者认为可以将高效办公室精细化管理的特征归结为四个字,即“精、准、细、严”。

(一)高校办公室精细化管理注重业务能力精湛

业务能力精湛要求不断提炼,精心筛选,寻找解决问题的最佳方案。高校办公室工作人员的业务能力精湛与否直接关乎精细化管理水平是否上得去[3]。在精细化管理要求下,高校办公室工作人员在工作中应当具备精湛的业务能力,能够精心设计工作方案,解决纷繁复杂的工作问题,提升工作效能。

(二)高校办公室精细化管理强调寻找目标准确

寻找目标准确要求找准目标并准确执行,保质保量按时完成。高校办公室在接到上级下达任务或下级反馈意见后,能够准确地把握问题关键,并采取行动,提出解决方案或者将问题解决。准确定位目标,是提高办公室办文、办会、办事水平的关键之所在,也是精细化管理的显著特征。

(三)高校办公室精细化管理关注内在联系细节

内在联系细节究其根由是找到工作内在联系和规律,通过对细节的严格把控,实现管理工作由粗放向精细转变,真正将高校工作提升一个层次。

(四)高校办公室精细化管理要求工作态度严谨

工作态度严谨主要体现在执行和控制上,在工作中按照严格流程执行,明确工作目标,控制工作走向,这才是精细化转化为事实的关键所在。

三、高校办公室精细化管理的价值

高校办公室是学校协调服务中心、政策研究中心、督察督办中心,具有不可忽视的作用,但在传统管理模式下,高校办公室普遍存在服务质量不高、督办力度不够、制度建设不完备、只能目标不明确、业务能力欠缺等问题。高校办公室深入推进精细化管理将有利于提升协调服务水平,有利于增强政策研究科学性,有利于提高督察督办力度,全面提升高校办公室工作效能。

四、总结

高校引进精细化管理不是跟风逐潮,而是一项长期,精细的工程。深入体会分析精细化内涵及特征,将精细化理念渗透到工作中的方方面面,根据高校办公室自身特点制定符合实际的规范化的合理化的工作流程和制度,打造高效能、优质量的高校办公管理模式。(作者单位:西南交通大学远程与继续教育学院)

参考文献:

[1]梁克东.高校办公室工作的规范与创新——与政府办公室工作比较中的审视和思考[J].浙江师范大学学报(社会科学版).2013.(2)

[2]张喜爱.试论精细化管理思想及其在高校科技管理中的应用[J].科技管理研究.2009.(11)

[3]徐松杰.精细化管理的实现方法及其应用[J].河南工程学院学报(自然科学版).2008.(2)
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