新形势下办公室工作的主要职能分析

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一、正确认识办公室工作及其重要性,提升认识高度。办公室是一个承上启下、协调左右的综合办事机构,是上情下达、下情上报的枢纽,它代表着
一、正确认识办公室工作及其重要性,提升认识高度。

办公室是一个承上启下、协调左右的综合办事机构,是上情下达、下情上报的枢纽,它代表着机关的形象,具有举足轻重的地位。具体体现在其部门的地位和职能上。

(一)地位及重要性

办公室作为领导的直接服务机构,承担着为领导决策提供文件、资料、信息和建议,对领导工作部署进行组织、协调、监督、检查,以及协助领导处理日常事务的任务,处于参谋和助手的地位;同时,由于它在本机关各部门中起着综合组织各方面工作、协调平衡各部门关系的作用,因此,它又处于中心枢纽的地位;另外,办公室要承担接收、接待上级、下级和兄弟单位的来文、来函、来人任务,需要沟通上下左右,联系四面八方,所以说,它又处于“门面”和“窗口”的地位。办公室的特性和地位,充分说明了其工作的重要性。

(二)职能及重要性

办公室的职能主要体现在参谋助手、综合协调、承办督查、服务保障四个方面。

参谋助手的职能大多是围绕领导决策进行的。主要表现在:第一,在决策形成过程中,在帮助领导全面了解基层情况、确定工作方向和重点、范围及程度上发挥参谋作用。第二,在决策实施过程中,在帮助领导及时了解工作进展情况、审时度势、强化控制上发挥参谋作用。第三,在决策实施过程结束后,在帮助领导正确总结经验、进行新的决策活动上发挥参谋作用。

综合协调职能是办公室职能之一,也是办公室开展工作的重要手段和方法。办公室要着眼全局,统筹兼顾,抓好纵向协调、横向协调和内部协调。切实做到三个确保:即确保各科室互通情况、共同协作;确保各部门之间密切配合,形成合力;确保干部之间的关系,促进团结与合作,为各项工作的正常运转提供保障。

承办督查职能主要体现在:一是上级领导部门交付的事项,如工作调研、信息反馈、工作总结等,需要认真对待,按期完成。二是对于领导班子的决策,办公室人员要不折不扣地去落实。三是对于企业内各科室或职工需办理有关事项或对企业的意见建议,按程序应先和办公室取得联系,这就需要办公室根据实际情况去处理。

服务保障职能是办公室工作的又一项重要职能。主要体现在三个服务上,即:一是为领导服务,就是要围绕中心工作和重点工作,主动站在领导的角度多思考问题,早作准备,拿出详细的落实方案和举措供领导参考,把工作做在前头。二是为机关服务,就是要主动与各科室加强联系,互通情况,密切干部之间的关系,认真做好资金安排、会议服务、来客接待、车辆管护、办公用品采购等后勤服务工作,为机关正常运转提供可靠的保障。三是为基层服务,对基层上报的材料要根据不同的情况及时转交有关领导或组织有关科室办理,对基层请示或反映的有关问题要耐心倾听,给予答复或解释,能够解决的要马上办理,避免“吃拿卡要”的现象发生。

二、充分发挥办公室整体职能,当好企业“管家”

发挥好办公室的整体职能,是做好办公室工作的立足点和落脚点,也是办公室工作的难点。

(一)要加强办公室整体工作素质,培养良好的工作作风。

1、要增强服务意识,敢于面对矛盾和问题。在繁杂的事务中保持头脑清醒,对工作认真负责,甘于吃苦,乐于奉献,讲究原则性、规范性。要保持严谨细致、一丝不苟的作风,严格用各种纪律和规章制度要求自己。无论是大事、小事,都要时刻坚持认真细致的原则,做到不漏办、不误办、不错办。

2、要努力提高能力,主动适应办公室工作的新要求。办公室工作面广,综合性强,管理人员不仅要正确高效地处理好日常事务,还要当好领导的参谋、助手。要始终保持良好的工作心态,在被动服务中寻找主动,探索做好行政事务工作的新路子,要注重对新知识的学习研究,在规范服务、搞好事务上要有主动意识。

3、强化整体意识,形成团结协作的工作合力。办公室工作虽然各有分工,各有职责,工作中有些是能依靠个人力量完成的,但更多的要依靠群体的力量合作完成。因此,要保证办公室的整体合力,必须建立起同事间良好的工作关系,最大限度地发挥潜在能力。

(二)要善于处理工作中出现的各种关系。

1、政务和事务的关系。政务和事务是办公室工作的两个轮子,事务工作是搞好政务工作的先决条件,不能把政务看成是大事,把事务看成是小事或可有可无的事。更不能把政务看成是高层次的,把事务看成是低层次的。办公室的工作事无巨细,不能有半点疏忽和懈怠。

2、主动和被动的关系。办公室工作的服务性职能决定了其工作的被动性,但要做好办公室工作,又必须发挥主动性,善于在被动中求主动,变被动为主动。对一些常规性、规律性、阶段性等确定性工作,不要消极等待,要主动着手,提前准备、对领导临时交办的任务、应急事件和突发事件等非确定性工作,要有灵活的应变能力,做到忙而不乱。

3、过与不及的关系。为领导出主意、当参谋,一定要把握“度”,掌握分寸。办公室在领导决策中处于辅助和从属地位,不能缺位,也不能越位。要想领导之所想,急领导之所急,要为领导决策提供尽可能多的背景资料,但不能越俎代庖。要积极谏言,但不能瞎掺和。

(三)要适应形势需要,更新观念,推行办公室管理工作的精细化和科学化,提升办公室整体工作水平和效率。

1、进行工作任务的细化和量化。将一项工作或任务,按照一定逻辑性几分若干,分解任务,有利于领导整体考虑,该任务安排为量化安排,真正实现工作方式的精细化。

2、强化办公室管理的制度化、程序化和自动化。要有严格规范的工作制度和办事程序,明确岗位职责,规范管理制度,严密环节管理,提高整体效率。

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